成都工业职业技术学院档案管理办法（修订）
第一章 总则
第一条 为加强成都工业职业技术学院（以下简称学院）档案工作，提高档案管理水平，充分发挥学院档案在教学、科研、党政管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》等法律法规、规范性文件要求，结合学院实际，制定本办法。
第二条 学院档案，是指学院在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等活动中直接形成的对师生、学院、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。
第三条 学院档案是国家档案资源的重要组成部分，是高等教育事业科学发展的重要依据，亦是学院各项工作的真实记录、重要的信息资源和历史凭证。档案工作是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要工作。
第四条 学院应加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学院整体发展规划，纳入各个部门的议事日程和管理制度，纳入有关人员的岗位职责范围，建立健全档案管理制度和档案工作检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，开展档案工作规范化管理。
第二章 管理体制
第五条 学院在党委领导下，建立以档案管理单位为核心，各部门、教学单位、课题组、项目组等（以下简称各部门）专兼职档案人员为基础的工作体系，成立由学院党政主要领导为主任，分管档案工作院领导为副主任，各部门党政主要负责同志为成员的学院档案工作委员会，作为学校档案工作的组织、协调和咨询机构。学院档案工作接受四川省档案局、四川省教育厅、成都市档案局、成都市教育局的指导、监督和检查。
第六条 学院档案工作委员会的主要职责是：
（一） 贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；
（二） 将档案工作纳入学院整体发展规划，列入工作考核检查内容；
（三） 建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四） 研究决定学院档案工作中的重大问题。
第七条 档案工作分管院领导的主要职责是：
（一） 制订实施学院档案工作中长期发展规划；
（二） 协调学院档案管理单位和各部门的档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展；
（三） 听取档案管理单位工作汇报，研究并协调解决档案工作中的重大问题，为学院档案工作的发展创造良好条件；
（四） 监督检查学院档案工作，组织开展对学院档案工作的评估。
第八条 图文信息中心（档案馆、网信办）是学院档案工作的业务管理部门，其主要职责是：
（一） 贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；
（二） 拟定学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三） 负责学院综合档案馆（室）的建设与管理；
（四） 指导和协助学院各部门做好各类档案的征集、收集和整理组卷工作，并对其进行业务监督和检查；
（五） 负责接收各部门整理组卷完毕的档案，进行科学分类、统计和管理；
（六） 组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（七） 开展档案的开放和利用工作；
（八） 保守档案机密，确保档案安全，维护档案的完整性、准确性和系统性，做好档案保护工作；
（九） 负责学院档案工作队伍建设，并对各部门专、兼职档案员进行业务指导和监督；
（十） 开展档案业务培训和交流活动，努力提高档案工作人员的素质和档案工作水平。
第九条 图文信息中心（档案馆、网信办）应配备相应数量的专职档案人员，应遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识、相应科学文化知识以及现代化管理技能。
第十条 学院各部门负责人应对本部门归档文件的完整性和系统性负责，各部门文件形成者应负责积累文件，对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。各部门应确定一名专（兼）职人员具体承办档案工作，在工作职责中明确档案职责，并保持相对稳定，负责收集、整理本部门应归档的文件，并对归档文件的整理质量负责。
第十一条 对情况特殊的部门，视工作需要，经与图文信息中心（档案馆、网信办）协商同意，其档案可由部门暂时保管。部门需指派专人负责，业务上受图文信息中心（档案馆、网信办）指导，并定期移交档案目录，以备查考。
第十二条 学院因工作需要增设的临时机构，应由该机构负责人指派专人负责文件材料的收集、整理、立档工作，并报图文信息中心（档案馆、网信办）备案。临时机构存在时间较长、形成材料较多的，需按规定定期向图文信息中心（档案馆、网信办）移交档案。临时机构撤销时，该机构的负责人和相关工作人员必须将全部档案移交图文信息中心（档案馆、网信办）。
第十三条 学院对专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学院同级别教学、科研和管理人员同等待遇。
第十四条 学院对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇和其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。
第三章 档案归档、移交和接收工作
第十五条 各部门归档内容应依据《成都工业职业技术学院档案实体分类方案》和工作的实际情况，按党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、人事、学生、声像、实物共14类进行归档。
各类档案材料的归档范围和保管期限应按《成都工业职业技术学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。
第十六条 各类档案材料归档时间为：
（一） 各部门形成的管理性文件材料应在次学年6月底之前归档；
（二） 各教学部门应当在次学年6月底之前归档；
（三） 科研类文件材料应当在项目完成后2个月内归档；
（四） 基建类文件材料应当在项目完成后3个月内归档；
（五） 会计档案的归档时间依照《成都工业职业技术学院会计档案管理办法》执行；
（六） 采购项目档案的归档按《成都工业职业技术学院采购项目档案管理实施细则》执行；
（七） 重大活动档案应当在活动结束后2个月内归档。
第十七条 各部门对纸质档案材料和电子档案材料应同步归档。归档的档案材料应当质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》执行。
第十八条 各部门向图文信息中心（档案馆、网信办）移交档案时必须办理交接手续，填写档案移交清单目录，一式两份，写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间等，交接双方部门负责人及经办人签名盖章后，各执一份备查。
第十九条 图文信息中心（档案馆、网信办）接收档案时，应详细检查案卷数量与质量，发现问题，有权拒收，并要求立档部门及时纠正归档。
第四章 档案的保管与保护
第二十条 图文信息中心（档案馆、网信办）接收档案后，对照编目一一清点，填写档案移交清单目录，并按照档案实体分类方案，进行整理、分类、编号、排列。
第二十一条 档案密级分为“绝密”“机密”“秘密”三级。凡是绝密档案单独登记、保管；对一定时期内不宜公开交流的科技档案材料，亦按绝密档案管理。档案划密、解密的工作规定依照《成都工业职业技术学院保密管理办法》执行。
第二十二条 已归档的档案材料，需要补充、更改时，必须由分管院领导、立档部门与图文信息中心（档案馆、网信办）负责人审核签署意见后，交图文信息中心（档案馆、网信办）归档。
第二十三条 图文信息中心（档案馆、网信办）应建立、健全库房管理的规章制度，配置防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温等设施设备，做好档案保护。对破损的档案要及时修复，确保档案的安全和最大限度地延长档案的寿命。
第二十四条 图文信息中心（档案馆、网信办）应按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报分管院领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十五条 图文信息中心（档案馆、网信办）应建立各类档案的统计制度，对档案的收进和移出案卷数量、利用情况进行统计，并定期上报主管部门。
第二十六条 学院应开展档案安全保密检查，严防档案损毁和失泄密等事件发生，确保档案实体和档案信息的绝对安全。
第二十七条 学院应建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏，提高学院档案抗风险能力。
第五章 档案的利用与公布
第二十八条 图文信息中心（档案馆、网信办）应按照国家有关规定公布档案。未经学院授权，任何组织或个人无权公布学院档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一） 涉及国家秘密的；
（二） 涉及专利或者技术秘密的；
（三） 涉及个人隐私的；
（四） 档案的立档部门按规定限制利用的。
第二十九条 图文信息中心（档案馆、网信办）应按照规定向学院和社会开放档案。档案的开放应遵循下列规定：
（一） 凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用属开放范围的档案。
（二） 境外组织或个人要求利用档案须经学院或上级有关主管部门介绍同意。
（三） 馆藏档案原则上不可外借出馆，特殊情况须经图文信息中心（档案馆、网信办）负责人审核、分管院领导批准。借出档案应限期归还，对到期未还的，图文信息中心（档案馆、网信办）应及时催还，发现损坏或丢失，应书面报告，根据不同情况，报学院处理。
（四） 对于要求查阅不是本部门的、尚未开放的档案须经图文信息中心（档案馆、网信办）和立档部门负责人同意，必要时报请分管院领导审查批准。涉及机密的须经学院保密工作部门批准。
（五） 图文信息中心（档案馆、网信办）应建立、健全档案借阅制度和保密制度。根据利用工作的需要，图文信息中心（档案馆、网信办）应及时准确地提供档案，为学院的教学、科研、党政管理工作及社会提供有价值的档案信息材料。
第三十条 图文信息中心（档案馆、网信办）是学院出具档案证明的唯一机构。加盖档案证明专用章的档案复制件，与原件具有同等效力。图文信息中心（档案馆、网信办）应当为校内外利用档案创造便利条件，凡用于校内工作或公益目的的，不收取任何费用；对用于个人或者商业目的，按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，图文信息中心（档案馆、网信办）应当无偿并优先提供。
第六章 条件保障
第三十一条 学院应当将档案工作所需经费列入学院预算，保障档案工作的正常开展。
第三十二条 学院应当提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》的要求及时进行改扩建或者新建。
存放涉密档案应当设有专门库房，由专人负责管理。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十三条 学院应当设立专项经费，配置档案管理现代化、信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。
第七章 奖励与处罚
第三十四条 学院应建立档案工作检查、考核制度，对各部门档案工作进行考核。
第三十五条 在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，学院给予表彰与奖励：
（一） 在档案管理和服务各项业务工作中做出显著成绩的；
（二） 在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的；
（三） 在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的；
（四） 将重要或者珍贵档案捐赠给学院的；
（五） 在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。
第三十六条 有下列行为之一的人员，学院应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予相应的行政处分，构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。
（一） 不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；
（二） 玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的；
（三） 涂改、伪造档案或擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的；
（四） 擅自提供、抄录、复制档案或公布未开放档案的；
（五） 出卖或违反国家规定转让、交换、赠送档案的；
（六） 未配备确保档案安全保管的设施设备，或明知所保管的档案面临危险而不采取措施，导致档案安全事故发生的；
（七） 档案安全事故发生后，不及时组织抢救或隐瞒不报、虚假报告或不及时报告，阻挠有关部门调查的；
（八） 其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附则
第三十七条 本办法由图文信息中心（档案馆、网信办）负责解释。
第三十八条 本办法自发布之日起施行，原《成都工业职业技术学院档案管理办法》（成工职院〔2018〕61号）同时废止。
