成都工业职业技术学院学生档案管理实施细则（修订）
第一章 总则
第一条 为加强成都工业职业技术学院（以下简称学院）学生档案管理工作，促进学生档案管理工作的规范化、制度化，根据《高等学校档案管理办法》《四川省普通高等学校学生档案管理办法（试行）》《成都工业职业技术学院档案管理办法》，结合学院工作实际，特制定本实施细则。
第二条 本实施细则所称的学生档案，是指具有学院学籍的普通高等职业教育专科学生在校期间形成的个人档案材料。
第三条 学生档案工作是学院档案工作的重要组成部分，是学院考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理要严格遵守党和国家有关档案工作和保密工作的法律和法规，确保学生档案的完整、准确、系统、安全。
第二章 学生档案管理体制
第四条 学院学生档案管理工作实行统一组织、分类管理的原则。
第五条 图文信息中心（档案馆、网信办）负责学生档案工作的组织协调与集中管理，其主要职责：
（一）制定和完善学生档案管理规章制度；
（二）负责学生档案的接收归档和集中保管工作；
（三）负责毕业生档案转递工作；
（四）根据规定与需要，办理学生档案的查询与分析统计工作；
（五）做好学生档案的安全保密工作；
（六）办理学生档案其他有关事项。
第六条 学生管理职能部门和二级学院是学生档案材料的形成部门，应指定一名副职领导分管本部门学生档案工作，并指定一名学生档案专职或兼职管理人员负责本部门学生档案材料的收集、整理和归档工作。
第三章 学生档案归档范围及要求
第七条 学生档案归档范围：
（一）入学前档案材料
1.高中（或中职）阶段学习经历有关材料；
2.有工作经历的个人人事档案材料；
3.参加政治团体有关材料（如加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料）；
4.其他有关材料。
（二）在校期间人事档案材料
1.入学登记材料（如学生登记表等）；
2.参加政治团体有关材料（如加入中国共产党、中国共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料）；
3.奖励或处分材料（含院级以上各类奖励登记表或证明文件等奖励材料，个人检查、院级处分决定或免予、撤销处分意见等处分材料）；
4.毕业有关材料（如毕业生登记表）、高等学校毕业生档案转递单；
5.其他人事档案材料（包括各种鉴定、考核、考察材料等）。
（三）在校期间学业档案材料
1.在校学习有关材料（如学生成绩表、学籍异动材料等）；
2.其他学业档案材料（包括参加学生科研训练计划、省级以上学习竞赛活动等成果的鉴定材料、创新创业教育学分认定材料、参加与国内外其他高校联合培养计划的学习材料等）。
第八条 学生档案管理人员要认真鉴别收集的材料，属于归档范围的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚、对象明确，具有形成材料的日期，同时应有承办单位或个人署名，经组织审查盖章后归档。
第九条 凡收集的归档材料，要按归档内容分类整理。学生档案入库前，封装学生档案袋。
第十条 学生档案材料的纸质载体统一使用16开或A4规格的办公用纸，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水书写，不能使用复写纸复写。
第十一条 学生档案信息记载要准确、规范。在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、高等学校毕业生档案转递单、学籍卡上的姓名应一致，各种表格上的姓名、出生年月应一致。反映声像特征的照片要求是近照；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。
第四章 学生档案归档程序
第十二条 新生档案归档程序
（一）招生就业处（创新创业学院、校友办公室）牵头负责组织新生档案的接收和汇总。
（二）各二级学院按照招生就业处（创新创业学院、校友办公室）的工作安排，清点新生档案数量，按专业、班级、学号排序，将新生档案汇总，不得拆封。
（三）各二级学院在新生报到注册三个月内向图文信息中心（档案馆、网信办）移交密封的新生档案与新生正式注册名册，按专业、班级、学号编制新生档案移交清单（纸质材料和电子文本）。
（四）图文信息中心（档案馆、网信办）对各二级学院移交的新生档案经逐袋验收，与各二级学院办理移交手续。
第十三条 根据学生档案归档范围及要求，学生在校期间形成的档案材料在整理形成后一个月内，由学生所在的各二级学院向图文信息中心（档案馆、网信办）移交，并协助图文信息中心（档案馆、网信办）做好归档工作。
第五章 学生档案管理与利用
第十四条 学生在电子注册后发生学籍变更的，教务处（教学督导组）在二十个工作日内将变更通知送交图文信息中心（档案馆、网信办），图文信息中心（档案馆、网信办）对变更学籍学生档案做相应处理。各二级学院应将变更学籍学生在变更前形成的所有档案材料移交图文信息中心（档案馆、网信办）。
（一）因病休学学生档案暂作为非在校学生档案保管，复学后及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
（二）留级学生档案，由教务处（教学督导组）通知图文信息中心（档案馆、网信办），图文信息中心（档案馆、网信办）将其档案转到所留班级并上名册，将原在班级的名字注销并说明原因。
（三）退学学生档案，各二级学院将该学生在校期间的档案材料移交图文信息中心（档案馆、网信办），图文信息中心（档案馆、网信办）将其档案转回生源所在地的档案保管机构。
（四）学生在受刑事处分期间，其档案由图文信息中心（档案馆、网信办）保管，刑满释放或重新就业的，图文信息中心（档案馆、网信办）将其档案转入其居住地或所在单位的档案保管机构。
（五）出国不归、失踪、逃亡的学生档案由图文信息中心（档案馆、网信办）作为遗留档案保管。
（六）对毕业离校时未落实工作单位的毕业生，本人要求人事档案保留在学校的，按规定保留二年，超过二年的，按《四川省普通高等学校学生档案管理办法（试行）》办理。
第十五条 因工作需要查阅学生档案，须遵守以下规定。
（一）为保证学生档案安全，凡查阅学生档案的，须经学生所在二级学院的院长签字盖章批准后，持学生所在学院的介绍信，由学生档案管理人员或所在班级辅导员查阅本学院学生档案。
（二）外单位查阅学生档案，应提供其单位介绍信，经学生所在二级学院的院长签字盖章批准后，由学生档案专兼职管理人员或所在班级辅导员陪同查阅。
（三）查阅在校学生档案，不收取任何费用。
第十六条 学生档案原则上不外借。如有特殊情况必须外借的，须说明理由，经学生所在二级学院的院长签字盖章并报其分管院领导批准后，方可出馆。外借的学生档案限期归还，严禁转借他人。
第六章 学生档案保管与保护
第十七条 图文信息中心（档案馆、网信办）根据安全保密和便于查找的原则，对学生档案进行严密、科学地保管。
（一）学生档案设置专门的库房，用专用档案柜存放，并配置防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。上述安全设施应进行经常性检查。
（二）保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度。
（三）保管学生档案应建立登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。
第十八条 图文信息中心（档案馆、网信办）要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现代化管理。
第十九条 各学生管理职能部门和二级学院设有专门的学生档案室，对在校学生暂未归档材料实行集中管理。不允许专兼职档案管理人员、辅导员等所有个人以任何理由单独或者私自保存应归档的学生档案材料。
第七章 毕业生档案的转递
第二十条 毕业生档案转递由图文信息中心（档案馆、网信办）牵头负责，学生管理职能部门和各二级学院共同配合，完成毕业生档案的转递工作。
第二十一条 毕业生档案转递工作程序：
（一）招生就业处（创新创业学院、校友办公室）每年在毕业生毕业前至少十五个工作日，根据毕业去向登记信息，向各二级学院提供毕业生基本信息（包括院系、专业、班级、学号、身份证号、生源地等）和毕业生就业信息（包括毕业去向、单位名称、单位性质等）；二级学院在毕业生毕业前至少五个工作日，将根据毕业生基本信息和就业信息完善的毕业生档案转递地址电子信息（包括有详细地址、单位、收件人及电话等），以二级学院为单位送交图文信息中心（档案馆、网信办）。教务处（教学督导组）每年在毕业生毕业前至少五个工作日，根据专升本录取情况，向图文信息中心（档案馆、网信办）送交专升本学生档案转递电子信息（包括升本学校、详细地址、收件人及电话等）。
（二）在毕业生毕业前一个月内，各二级学院负责把每位毕业生所有应归档的材料（含毕业时形成的档案材料和在校期间未及时归档材料）进行收集鉴定整理，装入学生档案袋并密封盖章，按专业、班级、学号进行排序，编制毕业生档案移交清单（纸质材料和电子文本）。
（三）图文信息中心（档案馆、网信办）对照移交清单审核无误后，与各二级学院交接毕业生档案。
（四）图文信息中心（档案馆、网信办）根据毕业生档案转递相关规定，采用邮政特快专递方式（特殊情况采用机要通信方式），将毕业生档案转递到二级学院或教务处（教学督导组）提供的档案保管机构。
（五）图文信息中心（档案馆、网信办）在档案转递后的一个月内，将转递单号反馈给各二级学院学生档案管理员，毕业生可在当年12月份前联系二级学院学生档案管理员或图文信息中心（档案馆、网信办）档案文史部查询转递单号。
第二十二条 因就业去向变动、个人原因或其他原因等无法进行正常转递的毕业生档案，应由毕业生本人提供书面申请，经二级学院的院长和图文信息中心（档案馆、网信办）的负责人签字批准盖章后，图文信息中心（档案馆、网信办）对其档案做相应处理。
第八章 附 则
第二十三条 本办法由图文信息中心（档案馆、网信办）负责解释。
第二十四条 本办法自发布之日起施行，原《成都工业职业技术学院学生档案管理实施细则》（成工职院〔2020〕20号）同时废止。
